Blog

5 takich samych błędów, które popełniło 28 managerów SAP.

Nieefektywna współpraca biznesu z IT, błędy w planowaniu, brak pomysłu na hypercare – większość managerów, którzy odpowiadają w firmach za wdrożenia SAP popełnia te same błędy. Zapytałam 28 liderów zespołów SAP w polskich i zagranicznych firmach o to, jakie dobre praktyki z czasem wypracowali w swoich zespołach. Pogrupowałam ich wnioski ku przestrodze innych managerów.

 

1. Planowanie

Niby nic odkrywczego, bo każdy kto ma za sobą jakikolwiek projekt wie, że bez planu trudno osiągnąć cel. Szczególnie w projektach wartych kilka milionów złotych, w które zaangażowanych jest kilkadziesiąt osób. Począwszy od analizy potrzeb, przez harmonogram i zaplanowanie składu zespołu. To co powtarza się we wnioskach managerów z jakimi rozmawialiśmy, to niedoszacowanie budżetu. Wielu boryka się też ze zbyt późnym poszukiwaniem członków zespołu. Doświadczeni liderzy radzą, by zabezpieczyć czas na testy po każdym etapie projektu. Najczęstszym błędem w zakresie planowanie jest według nich brak dokładnej analizy ryzyka i przygotowania dobrej roadmapy.

 

2. System jest dla ludzi czy ludzie dla systemu?

Już na etapie planowana wiele firm popełnia podstawowy błąd, czyli podchodzi do projektu z punktu widzenia IT, a nie biznesu. SAP ma setki rozwiązań dla 26 branż. Wiele firm wychodzi od możliwości systemu, zamiast faktycznych potrzeb firmy. Proponowanych jest zbyt wiele rozwiązań, których wdrożenie jest dużym wyzwaniem – wprowadzanych jest wiele funkcjonalności naraz lub dochodzi do porzucenia rozwiązań, które były dla biznesu istotne.

Strategia IT nie jest spójna ze strategią firmy.

 

3. Nieefektywna komunikacja IT i biznesu w trakcie projektu

Biznes powinien być zaangażowany w projekt od samego początku, o czym wiele firm zapomina. Zbyt późno następuje zaangażowanie Change Managera. IT używa technicznego języka, przez co dialog jest nieefektywny. Nie są stawiane granice między tym co da się zrobić, a czego nie. Harmonogram nie jest budowany pod kątem priorytetów. Brakuje też regularnych spotkań biznesu i IT i wspólnego analizowania efektywności wprowadzonych rozwiązań na każdym etapie projektu.

„Wprowadziliśmy pojęcie IT as a factory, w którym co kwartał zespoły techniczne i biznesowe sprawdzają czy wprowadzane rozwiązania są efektywne. Analizujemy priorytety na kolejny okres, tak by nie wszystko odbywało się jednocześnie. To buduje obopólne zaufanie. Porównujemy projekt do pasa startowego, tak jak jeden samolot startuje za drugim, tak my wdrażamy kolejne rozwiązania.”

„3 różne firmy dostarczały nam konsultantów w ramach outsourcingu, a żadna z nich nie wdrażała SAP zgodnie z Activate. I teraz technologicznie system działa świetnie, ale biznes nie korzysta z niego efektywnie.”

 

4. Zespół

Firmy wychodzą z założenia, że zrealizują wdrożenie własnymi siłami. Potem zostaje im zbyt mało czasu na właściwą rozbudowę zespołu. To sprawia, że outsourcują  zbyt wiele stanowisk. O ile korzystanie z nowoczesnego outsourcingu ma wiele zalet, kluczowe stanowiska warto obsadzić ekspertami z wewnętrznego zespołu. To m.in. liderzy modułów, GPO, Change Manager czy Realease Manager. W projektach często brakuje Business Process Ownerów. Zarządzanie wdrożeniem bywa powierzane konsultantom, a nie Project Managerom.

„Obecnie znalezienie pojedynczego dobrego konsultanta funkcjonalnego potrafi trwać 6-9 miesięcy. Nikt nie ma na to czasu, kiedy już zapada decyzja o migracji. Decyzje o zapełnieniu kluczowych stanowisk powinny zapadać wcześniej.”

 

5. Go-Live i co dalej?

Wiele firm ogranicza się do zaplanowania projektu od przygotowań do Go-Live. Tymczasem równie ważne jest zaplanowanie utrzymania i rozwoju systemu. Wyoutsourcowany zespół projektowy odchodzi – i co dalej? Użytkownicy systemu zostają z ograniczonym wsparciem, zespół zajmujący się utrzymaniem przejmuje odpowiedzialność za pracę, przy której wykonaniu go nie było. To rodzi napięcia, opóźnia i utrudnia rozwiązywanie bieżących problemów.

„Nie zaplanowaliśmy hypercare jako części całego projektu. W efekcie zespół, który zatrudniliśmy do utrzymania i rozwoju nie był w żaden sposób zaangażowany we wdrożenie i musiał rozwiązywać nie swoje problemy: borykać się z niezadowoleniem i potrzebami biznesu.”

 

Z najnowszych danych wynika, że 87% firm korzystających z SAP planuje w najbliższym czasie duże inwestycje związane z rozwojem systemu m.in. migrację do S4/HANA (52%), rozszerzenie funkcjonalności obecnych modułów na nowe działy firmy (18%) lub wdrożenie nowych modułów (10%). Wiele z tych projektów (np. migracje) managerowie będą przeprowadzali po raz pierwszy w swojej karierze zawodowej.

 

Chcesz wiedzieć więcej o rynku pracy SAP? POBIERZ RAPORT SAP