Blog

Praca zdalna uregulowana! Sprawdź co oznacza dla branży IT.

Dopłaty do kosztów energii i prywatnego sprzętu używanego do pracy, specjalne prawa dla rodziców małych dzieci i kobiet w ciąży, możliwość dodatkowych kontroli pracownika w domu i zlecania dodatkowych badań przesiewowych – to tylko część nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Zmiany prawdopodobnie wejdą w życia w I kwartale 2023 r. Co dokładnie oznaczają dla pracodawców z branży IT i specjalistów pracujących w domu oraz hybrydowo?

 

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca będzie mogła być świadczona zarówno całkowicie zdalnie, jak i w modelu hybrydowym, tj. zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy.

Na wniosek pracownika, praca zdalna może mieć również charakter okazjonalny. Okazjonalna praca zdalna w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 24 dni. W przypadku odmowy udzielenia okazjonalnej pracy zdalnej pracodawcy będą zobowiązani do poinformowania o jej przyczynie w terminie do 7 dni roboczych.

 

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną

• Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
• Instalacja, serwis, konserwacja narzędzi pracy lub pokrycie kosztów tych usług.
• Pokrycie kosztów eksploatacji narzędzi pracy, energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych.
• Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został przewidziany w akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej.
• Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.

 

Pracodawca po nowelizacji Kodeksu Pracy musi pamiętać, że należy:

• Przygotować dla pracownika ocenę ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
• Określić zasady wykonywania pracy zdalnej. Zasady te powinny zostać określone:

1. w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami – jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa)
2. w regulaminie, jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia a także jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe
3. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo
4. w porozumieniu zawartym z pracownikiem, jeśli nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin.

• Opracować procedurę ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
• Odebrać od pracownika, przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami oraz oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Wykonywanie pracy zdalnej może być:

1. Uzgodnione

1. przy zawarciu umowy o pracę
2. w trakcie zatrudnienia

• dokonane z inicjatywy pracodawcy albo
• na wniosek pracownika.

Wniosek pracownika o pracę zdalną nie jest wiążący dla pracodawcy, chyba ze został złożony przez:

1. pracownicę w ciąży,
2. pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia;
3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej takiemu pracownikowi, tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

1. Na polecenie pracodawcy

Pracodawca w szczególnych przypadkach będzie mógł skierować pracownika do pracy zdalnej. Taka sytuacja będzie mogła mieć miejsce:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Aby jednak pracodawca mógł skierować pracownika do pracy zdalnej konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

 

Pracownik wykonujący pracę zdalną

• Nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
• Musi liczyć się z możliwością przeprowadzenia przez pracodawcę kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach jego pracy oraz w porozumieniu z nim, przykładowo w zakresie przestrzegania procedur ochrony danych osobowych.
• Może przebywać na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.
• Może przekazywać wszystkie wnioski, dla których przepisy Kodeksu pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

 

Koszty pracy zdalnej

Na koszty pracy zdalnej będą składać się koszty energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych, koszty narzędzi, urządzeń i ich obsługi (mogą być ponoszone w formie ekwiwalentu jeżeli pracownik będzie wykorzystywał własne urządzenia), oraz inne koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Pokrycie tych kosztów (ewentualnie ekwiwalentu w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy) będzie mogło być zastąpione wypłatą ryczałtu. Wysokość wypłacanego ryczałtu powinna odpowiadać wysokości spodziewanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu pracownika.

Praca zdalna a rynek pracy IT

Zmiany w kodeksie pracy nie są rewolucyjne. Zdecydowanie pozytywny jest sam fakt uregulowania pracy zdalnej – jasne zasady to korzyść dla obu stron. Nowelizacja wzmacnia też partnerskie relacje pracowników i pracodawców. Należy jednak zaznaczyć, że zmiany dotyczą jedynie ok. 60% pracowników – nie obowiązują bowiem ekspertów współpracujących z firmami na umowach cywilnoprawnych, w tym kontraktach (ok. 40% rynku pracy IT). Dla niezdecydowanych co do formy współpracy, to dodatkowa zachęta, żeby wybrać etat.

Jacy pracownicy zyskają najwięcej?

• osoby planujące powiększenie rodziny i młodzi rodzice – przepisy pozwolą kobietom w ciąży być dłużej aktywnymi zawodowo i wcześniej wrócić do pracy,
• pracownicy o niższych zarobkach/młodsi stażem – dla nich do sprzętu, energii i innych ponoszonych kosztów mogą być atrakcyjnym dodatkiem do wynagrodzenia.

Jakie są główne korzyści dla pracodawców?

• jasne określenie miejsca wykonywanej zdalnie pracy,
• możliwość kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy, w tym warunków w jakich wykonuje swoje zadania oraz wyciągania konsekwencji, w przypadku łamania ustaleń.

 

CHCESZ SIĘ ROZWIJAĆ ZAWODOWO W OBSZARZE IT LUB SAP? SPRAWDŹ NASZE OFERTY.