Blog

Co musisz wiedzieć zanim rozpoczniesz migrację do S/4HANA? 10 kroków skutecznego planowania.

Mówi się, że 2 godziny planowania mogą zaoszczędzić 2 tygodnie pracy. W przypadku projektów SAP, to zasada szczególnie ważna. Cechuje je często wielomilionowy budżet, mogą usprawnić lub sparaliżować pracę przedsiębiorstwa. Planowanie to pierwszy z ważnych kroków i fundament w procesie migracji.

Praktycznie każda organizacja używa jakiegoś systemu IT, wspierającego prowadzenie biznesu. Każda spośród tych firm mierzy się z cyklicznymi projektami IT, których celem jest: podniesienie wersji, migracja do nowej bazy danych, rozwój dostępnych funkcjonalności czy też kompletna zmiana systemu.

System SAP w dojrzałych organizacjach cechuje się dużą rozległością, pokryciem większości procesów biznesowych oraz szeregiem indywidualnych rozwiązań stworzonych pod danego klienta, które odbiegają od standardu oferowanego „przez SAP”.
W związku z powyższym, każda ingerencja w działające środowisko SAP powinna być kompleksowo zaplanowana, a następnie realizowana w kontrolowany sposób.

Sukces projektu i jego skalę określa się za pomocą 3 głównych miar:

1. Realizacja zakresu projektu.
2. Efektywne wykorzystanie budżetu.
3. Zamknięcie projektu z sukcesem w pierwotnie określonym czasie.

Aby wypełnienie powyższych założeń było możliwe, trzeba ze znacznym wyprzedzeniem przygotować organizację do fizycznej realizacji projektu.

Do kluczowych zagadnień kompleksowego przygotowania organizacji do projektu SAP należą:

1. Przygotowanie organizacyjne.
2. Przygotowanie budżetowe.
3. Przygotowanie logistyczne.

Projekty SAP zasadniczo dotyczą istotnych obszarów funkcjonowania organizacji biznesowej – kluczowe jest więc właściwe przygotowanie organizacyjne przedsiębiorstwa.

Właściwe zdefiniowanie zakresu, określenie głównych interesariuszy i decydentów w poszczególnych obszarach objętych projektem, rozsądna ocena zasobów wewnętrznych – to kwestie, których nie można pominąć przy odpowiedzialnym przygotowywaniu organizacji do projektu.

Kolejny krok to zebranie i skatalogowanie wiedzy oraz dokumentacji na temat dotychczasowych procesów biznesowych – będą one punktem wyjścia do przygotowania zakresu wdrożenia i sformułowania kluczowych wymagań względem docelowego rozwiązania.

Planując projekt nie sposób pominąć kwestii budżetowych – oczekujemy osiągnięcia konkretnych korzyści biznesowych i jesteśmy skłonni zapłacić za nie konkretną kwotę. Niezbędne jest więc oszacowanie budżetu przy użyciu właściwych dla danej organizacji parametrów i wskaźników.

Każdy projekt jest realizowany przy wykorzystaniu zaplecza logistycznego – spotkania projektowe muszą się gdzieś odbywać, konieczne jest posiadanie odpowiedniego sprzętu audiowizualnego, drukarek, mniejszych pomieszczeń dla spotkań w podgrupach itd. W dobie post-pandemicznej mogłoby się wydawać, że projekt można zrobić w całości zdalnie, w związku z czym wystarczy zapewnić właściwe zaplecze techniczne – jednak nic bardziej mylnego. Część spotkań, choćby ze względu na higienę pracy, warto zrobić na miejscu, umożliwiając fizyczne spotkania w siedzibie Zamawiającego.

Zaopiekowanie się powyższymi kwestiami nie daje gwarancji, że projekt zakończy się sukcesem, natomiast pozostawiając je samym sobie, praktycznie gwarantuje porażkę.

10 zasad skutecznego przygotowania projektu SAP:

1. Poznaj możliwości systemu/rozwiązania, które chcesz wdrożyć i oceń ich przydatność dla Twojej organizacji.
2. Zgromadź i sumiennie skataloguj dokumentację procesów biznesowych w organizacji.
3. Określ zakres i priorytety projektu w odniesieniu do jego kluczowych funkcjonalności.
4. Określ ramy czasowe projektu – im projekt większy, tym ważniejsze będzie dobre wpasowanie go w harmonogram projektów, które już są zaplanowane/są w realizacji
5. Wskaż głównych interesariuszy i decydentów w projekcie – w tym Sponsora (najlepiej by był zarówno interesariuszem, jak i decydentem).
6. Zorganizuj wewnętrzny zespół projektowy – z określeniem ról i zakresu odpowiedzialności (RASCI).
7. Ustal zasady komunikacji wewnątrz zespołu projektowego – w tym ścieżki eskalacyjne.
8. Zweryfikuj gotowość technologiczną do przeprowadzenia projektu.
9. Poproś o wsparcie niezależnego partnera z doświadczeniem w realizacji projektów o zakresie zbliżonym do Twojego.
10. Zapewnij logistykę projektową (pomieszczenia do realizacji projektu, narzędzia do współpracy zdalnej, baza noclegowa dla członków projektu, itp.).

W świecie projektowym mawia się, że nie ma złych projektów, są tylko te źle zaplanowane i poprowadzone – dlatego tak istotne jest odpowiednie przygotowanie projektu. Stworzy to solidne fundamenty pod realizację projektu i zamknięcie go z sukcesem.

 

Chcesz wiedzieć więcej o rynku pracy SAP? POBIERZ RAPORT SAP